Informationen zum Datenschutz

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Landesdatenschutzgesetzes Brandenburg (BbgDSG).

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

Universität Potsdam
vertreten durch den Präsidenten, Herrn Prof. Oliver Günther, Ph.D.
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977-0
Telefax: +49 331-97 21 63
www.uni-potsdam.de

Datenschutzbeauftragter:

Dr. Marek Kneis
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977-124409
Telefax: +49 331 977- 701821
E-Mail: datenschutz@uni-potsdam.de

Zweck der Datenverarbeitung:

Die Datenerhebung erfolgt zum Zweck der Immatrikulation und die in § 1 HStatG genannten Zwecke.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §14 Abs. 9 BbgHG, §§ 3 und 4 HStatG, §§ 1 ff. BStatG und die Immatrikulationsordnung der Universität Potsdam in der jeweils gültigen Fassung. Werden die für die Immatrikulation notwendigen Daten, einschließlich der jeweils erforderlichen Nachweise einer Hochschulzugangsberechtigung und weiterer Qualifikationen, deren Nachweis für die Zulassung zum gewählten Studiengang nach den Vorschriften des BbgHG und der Immatrikulationsordnung der Universität Potsdam erforderlich ist, nicht von Ihnen bereitgestellt, kann eine Immatrikulation nicht erfolgen.

Dauer der Datenspeicherung

Soweit Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist und eine Immatrikulation nicht erfolgt, werden Ihre Daten 12 Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Im Fall einer Immatrikulation ist die Datenspeicherung zeitlich nicht begrenzt; es finden regelmäßig Überprüfungen zur Notwendigkeit der fortgesetzten Speicherung statt.

Übermittlung der Daten an Dritte

In der Bewerbungsphase werden Ihre Daten nicht an Dritte übermittelt.

Nach der Immatrikulation können ihre beim Dezernat für Studienangelegenheiten gespeicherten Daten unter den Voraussetzungen der jeweils angegebenen Rechtsgrundlagen an die im Folgenden aufgeführten Stellen übermittelt werden:

  1. Empfänger: Gesetzliche Krankenkasse; Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung: § 199a Abs. 3 SGB V; Kategorien der übermittelten Daten: Das Datum der Einschreibung des Studenten und den Beginn des Semesters; Das Ende des Semesters, mit dem die Mitgliedschaft in der Hochschule endet (Exmatrikulation); die Aufnahme eines Promotionsstudiums;
  2. Empfänger: Deutsche Rentenversicherung; Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung: § 67a Abs. 2 Nr. 2 b) bb) SGB X, §§ 6, 8 BbgDSG; Kategorien der übermittelten Daten: Zeitpunkt der Immatrikulation; Fortdauer des Studiums; Zeitpunkt der Exmatrikulation; Abschluss des Studiums.
  3. Empfänger: Amt für Ausbildungsförderung (BAföG); Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung: § 48 Abs. 3 BAföG; Kategorien der übermittelten Daten: Gutachtliche Stellungnahmen zum Ausbildungsstand; außerdem können auf der folgenden Rechtsgrundlage weitere Daten übermittelt werden: § 15 Abs. 2 BAföG, §§ 3-7 SGB X, §§ 6-8 BbgDSG; Kategorien der übermittelten Daten: Fortdauer des Studiums; Wechsel der Hochschule; Abschluss des Studiums; Zeitpunkt der Exmatrikulation; Zeiträume einer Beurlaubung.
  4. Empfänger: Familienkasse; Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung: § 32 Abs. 4 S. 1 Nr. 2 EStG; §§ 93 Abs. 1 S. 2, 111 AO, §§ 6-8 BbgDSG; Kategorien der übermittelten Daten: Inanspruchnahme von Urlaubssemestern.
  5. Empfänger: Ausländerbehörde; Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung: § 16 Abs. 2 S. 5 AufenthG; Kategorien der übermittelten Daten: Angaben zu den noch benötigten Leistungsnachweisen, welche für den Abschluss des jeweiligen Studiums zum Zeitpunkt der Anfrage der Ausländerbehörde noch zu erbringen sind und die dafür veranschlagte weitere Studiendauer.
  6. Empfänger: SER eGovernment Europe GmbH und Unterauftragnehmer in Einzelfällen der Wartung des Dokumentenmanagementsystems Doxis4; als Grundlage wurde ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen.

Ihre Rechte:

Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender, personenbezogener Daten zu verlangen. Dieses Auskunftsrecht umfasst neben einer Kopie der personenbezogenen Daten auch die Zwecke der Datenverarbeitung, Datenempfänger sowie die Speicherdauer.

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, können Sie von uns die Berichtigung dieser Daten verlangen. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen aus Art. 17 bzw. 18 DSGVO vor, steht Ihnen zudem grundsätzlich das Recht auf Löschung personenbezogener Daten oder auf eine Einschränkung der Verarbeitung zu. Bitte beachten Sie, dass eine eingeschränkte Verarbeitung der Daten unter Umständen nicht möglich ist. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO). Des Weiteren können Sie unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung widersprechen.

Wir möchten Sie darum bitten, sich zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte auf Widerspruch, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit oder Einschränkung der Verarbeitung zu wenden an:

Dezernat für Studienangelegenheiten
Dr. Sabina Bieber, Dezernentin
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977- 1016
Telefax: +49 331 977- 1065
E-Mail: sabina.bieber@uni-potsdam.de.

Auskunft können Sie abweichend davon beim Chief Information Officer (Universität Potsdam, Karl-Liebknecht-Straße 24-25, 14476 Potsdam) beantragen. Das Formular für Auskunftsbegehren können Sie über die Webseite des Chief Information Officers (https://www.uni-potsdam.de/de/praesidialbereich/praesident-vizepraesidenten/cio.html) abrufen.

Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz eine Beschwerde einzureichen.

Die nachfolgend spezifizierten Daten werden im Rahmen von Studienbewerbungen im Campus Management System der Universität Potsdam sowie beim Serviceportal für Studienplatzbewerbungen „hochschulstart.de“ verarbeitet.

Informationen zu einzelnen Verarbeitungen

Verarbeitung von Logdaten (Zugriffsdaten): Bei der Nutzung des Webangebots wird der Zugriff auf Seiten, ob der Zugriff erfolgreich war, der Zeitpunkt, das übertragene Datenvolumen und die IP-Adresse des anfragenden Rechners zur Erkennung von Fehlern erhoben. Die Speicherung der IP-Adresse erfolgt verkürzt, so dass eine Identifizierung nicht oder mit nur mit einem Aufwand möglich ist, der in keinem Verhältnis zu dem Erkenntnisgewinn des anfragenden Anschlusses steht. Die gespeicherten Logdaten werden nach spätestens 18 Monaten automatisch gelöscht. Gespeicherte Logdaten werden bei nicht zugelassenen Bewerberinnen/Bewerbern nach einem Jahr automatisch gelöscht, soweit keine Rechtfertigung für eine fortdauernde Datenverarbeitung vorliegt (z.B. für die Verteidigung in einem gerichtlichen Zulassungsstreitverfahren).

Account

Voraussetzung für die Nutzung nicht öffentlicher Bereiche des Webangebots wie z.B. das Bewerbermanagement, ist das Bestehen eines Nutzeraccounts. Zur Erstellung des Accounts werden die folgenden personenbezogenen Daten zwingend benötigt: Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, E-Mail-Adresse und ein selbst gewähltes Passwort.

Ohne vollständige Angabe dieser Daten kann kein Nutzeraccount zugewiesen werden und somit können die nicht öffentlichen Bereiche des Webangebots nicht genutzt werden. Die Verarbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 14 Abs. 9 BbgHG zum Zweck der Zugangsbeschränkung von nicht öffentlichen, geschützten Teilen des Webangebots der Universität Potsdam auf registrierte Benutzer/-innen. Die Accountdaten werden nicht an Dritte übermittelt. Die Löschung erfolgt auf ausdrücklichen Löschantrag des Nutzers/der Nutzerin.

Automatischer Login bei Smartphones

Bei der Nutzung des Webangebots mit Account besteht die Möglichkeit mit dem Smartphone angemeldet zu bleiben. Dazu wird auf dem Endgerät ein Cookie mit den verschlüsselten Zugangsdaten hinterlegt. Gleichzeitig wird auf dem Server ein digitaler Fingerabdruck des Endgeräts hinterlegt. Der digitale Fingerabdruck wird aus mehreren Parametern berechnet. Hierfür werden die folgenden Informationen ausgewertet:

Diese zur Identifikation des Geräts verwendeten Daten werden auf dem Server der Hochschule gespeichert. Die Speicherung und Verarbeitung erfolgt aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, die bei Aktivierung des automatischen Logins durch den/die Nutzer/-in des Endgeräts erteilt wird. Eine Übertragung an Dritte findet nicht statt. Die Daten werden ausschließlich zur eindeutigen Identifizierung des verwendeten Endgeräts im Zusammenhang mit dem automatischen Login verwendet. Ein automatischer Login gelingt dabei nur, wenn der digitale Fingerabdruck übereinstimmt und Nutzername und Passwort sich entschlüsseln lassen und mit den tatsächlichen Zugangsdaten übereinstimmen. Wird der automatische Login 4 Wochen nicht mehr genutzt, wird dieser automatisch gelöscht. Zudem kann der/die Nutzer/-in den automatischen Login jederzeit über die Einstellungen in seinem/ihrem Account entziehen, z.B. wenn das Smartphone abhandengekommen ist. Durch die Speicherung der obigen Daten zu dem jeweiligen Endgerät, kann der/die Nutzer/-in in seinem/ihrem Account auch mehrere seiner/ihrer Endgeräte auseinanderhalten und gegebenenfalls den automatischen Login auch für einzelne seiner/ihrer Endgeräte deaktivieren. Die vor einem solchen Widerruf erfolgte Datenverarbeitung bleibt durch die bis zum Widerruf bestehende Einwilligung legitimiert.

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